Hiện trạng lưu trữ hồ sơ giấy ở các tổ chức/doanh nghiệp cho thấy, công việc tìm kiếm lại thông tin mỗi khi cần thường gặp khó khăn. Hơn nữa, hồ sơ giấy nếu bảo quản không tốt sẽ xuống cấp, hư hỏng, ẩm mốc gây ảnh hưởng trực tiếp sức khỏe con người, ô nhiễm môi trường. Đó là chưa nói đến tốn kém về nhân sự, cũng như lãng phí không gian cho việc lưu trữ. Nếu áp dụng công nghệ vào quản lý sẽ giải quyết được các bất cập này; đồng thời giúp cải thiện mặt bằng cho các đơn vị sử dụng.

Thời đại công nghệ phát triển với cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 bao trùm khắp các lĩnh vực cuộc sống, việc ứng dụng CNTT vào số hoá và xây dựng CSDL hiện đại là giải pháp được các tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn để đẩy mạnh cải cách, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng/người dân được nhanh hơn, tốt hơn, mang lại hiệu quả nhiều hơn cho các bên. Cụ thể ở đây là việc cần thiết phải biến các kho vật lý lưu trữ hồ sơ bụi bặm và tốn chỗ kia – thành một cái “kho ảo”, là cơ sở dữ liệu hiện đại, đồng bộ với dung lượng lớn, lưu trữ thông minh, quản lý vận hành bảo mật an toàn, truy xuất nhanh, dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thông tin.

Đáp ứng yêu cầu đó của các tổ chức/doanh nghiệp, nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến VNPT eDiG của Tập đoàn BCVT Việt Nam là một giải pháp hữu hiệu, với nhiều lợi ích đem lại như: Tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, tài liệu; Giúp việc lưu trữ, truy xuất thông tin mọi lúc mọi nơi; Khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu; Có bản sao dự phòng các rủi ro xảy ra; Khắc phục sự xuống cấp của các tài liệu gốc; Đảm bảo an ninh và toàn vẹn của dữ liệu.

VNPT eDiG được xây dựng đáp ứng theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử. Ngoài ra sản phẩm định hướng đáp ứng nghiệp vụ lưu trữ số và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số theo Luật Lưu trữ (sửa đổi năm 2024) .

VNPT eDiG là hệ thống phần mềm giúp khách hàng chuyển đổi dữ liệu từ dạng hồ sơ giấy thành dữ liệu dạng tín hiệu số, được máy tính hiểu, đọc và lưu trữ vào kho CSLD của đơn vị. Hệ thống này được triển khai linh hoạt; dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng; giúp tạo nên CSDL mở, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác; các đơn vị có thể lập báo cáo thống kê hồ sơ, tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng. Quá trình phát triển sản phẩm tuân thủ quy trình sản xuất phần mềm, được xây dựng theo các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm TCVN ISO 9001:2022 và Tiêu chuẩn về An toàn bảo mật thông tin theo TCVN ISO 27001:2015.

VNPT eDiG giúp nhận dạng, bóc tách thông tin văn bản và giảm thiểu thao tác nhân công nhập liệu; quản lý thông tin lưu trữ với công cụ tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Hệ thống hỗ trợ việc in/đọc theo mã vạch; giúp quản lý việc đăng ký sử dụng/mượn/trả/gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu giấy hay tài liệu trực tuyến nhanh chóng, thuận tiện…, đáp ứng tốt việc triển khai số hóa hồ sơ cho nhiều tập khách hàng khác nhau như sở/ban/ngành, doanh nghiệp, bệnh viện...

Cùng việc có thể đáp ứng trên diện rộng cho các khách hàng lớn theo mô hình điện toán đám mây, VNPT eDiG có thể đáp ứng việc lưu trữ nhiều cấp độ/các loại hồ sơ - kể cả thông tin hồ sơ chưa được xác định. Hệ thống hiện có 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng. Với công nghệ hiện đại tiên tiến và nhiều tiện ích thiết thực đó, giải pháp đã được vinh danh ở các Giải thưởng lớn Sao Khuê 2020, Top Công nghệ 4.0 năm 2023 về lĩnh vực Dịch vụ chuyển đổi số.

Thực tế cho thấy, VNPT eDiG được người dùng đánh giá cao với những ưu điểm nổi trội, được thiết kế phù hợp cho bất kỳ hệ thống lưu trữ khác nhau về quy mô, tổ chức, loại hình. Hiện giải pháp đã được triển khai cho nhiều phân tập khách hàng từ trung ương đến địa phương như: Đảng ủy Khối Doanh nghiệp TW, TW Hội Nông dân Việt Nam, các Văn phòng Tỉnh ủy Hậu Giang và Vĩnh Long; Sở Ngoại vụ Đà Nẵng; các Sở Nội vụ và TT&TT Cao Bằng; các Sở TT&TT Lai Châu và Sóc Trăng... Cùng đó, hệ thống đang được thí điểm sử dụng cho Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, các Tổng cục Du lịch và Khí tượng Thủy văn, Cục V01 Bộ Công an, Thanh tra Chính phủ, Trung tâm lưu trữ dữ liệu các Sở Nội vụ ở các tỉnh/thành phố, các doanh nghiệp SOE và SME...